Firmy dnes nemají problém s technologiemi. Mají problém je využít. Co tedy děláme v level Apps jinak? Nesoustředíme se jen na technologie samotné, ale na to, proč ve firmách nefungují tak, jak by fungovat měly.
Většina organizací už dávno disponuje nástroji, které potřebují. Přesto se potýkají s pomalými procesy, informačním chaosem a nízkou efektivitou. Ne proto, že by technologie chyběly, ale protože nejsou správně nastavené, řízené a používané.
Na jedné straně stojí IT oddělení, která se snaží zvládnout stále složitější prostředí plné aplikací, integrací a bezpečnostních požadavků. Nadruhé straně zaměstnanci, kteří často netuší, jak dostupné nástroje efektivně využívat při své každodenní práci.
A právě na průsečíku těchto dvou světů vzniká největší prostor pro zlepšení.
Technologie nejsou problém. Chaos kolem nich ano.
Když přijdeme do firmy, často vidíme podobný obrázek:
- několik různých míst, kde se ukládají dokumenty
- nepřehledně nastavená oprávnění
- nejasná pravidla pro práci s daty
- duplicitní aplikace se stejnou funkcí
- licence, které nikdo nevyužívá
- zaměstnance, kteří používají jen zlomek možností nástrojů, které mají k dispozici
Důsledkem je technologický dluh, vyšší bezpečnostní rizika a zbytečné náklady. Firma platí za moderní technologie, ale očekávaný přínos se nedostavuje.
Často také chybí jasná pravidla pro správu technologií. Kdo může zakládat nové týmy? Kde mají být uložená data? Jak se nastavují oprávnění? Kdy vzniká nový workspace a kdo za něj odpovídá? Bez podobných pravidel vzniká prostředí, které je obtížné spravovat, zabezpečit i dlouhodobě rozvíjet.
Proč nezačínáme technologiemi, aneb nejdřív je potřeba najít příčinu, až potom řešení.
Když firma řekne, že potřebuje novou aplikaci, často se ptáme proč. Ne proto, že bychom nechtěli řešení dodat. Ale protože zkušenost ukazuje, že deklarovaný problém bývá jen příznakem něčeho hlubšího.
Možná chybí jasně definovaný proces. Možná lidé nevědí, jak využít nástroje, které už mají. Možná je problém v datech. A možná jepotřeba nová aplikace.
Dokud nepochopíme skutečnou příčinu, nemá smysl mluvit o technologiích.
Od myšlenky až po realizaci
Dobře navržené řešení musí fungovat nejen při prezentaci, ale především v každodenním provozu. Někdy je nejlepším řešením nová aplikace, jindy automatizace opakovaných činností nebo úprava způsobu práce s daty.
Cílem není nasadit co nejvíce technologií, ale vytvořit prostředí, které zaměstnancům šetří čas a vedení poskytuje kvalitní informace pro rozhodování.
Proč většina digitálních projektů nepřinese očekávaný přínos
Když se mluví o neúspěšných IT projektech, často se hledá problém v technologii. Ve skutečnosti však bývá mnohem častěji jinde. Firmydnes mají k dispozici více nástrojů než kdykoliv předtím, ale zaměstnanci z nich často využívají jen malou část.
Není to proto, že by lidé nechtěli. Prostě nemají čas studovat nové funkce, orientovat se v neustále se měnících aplikacích a sami hledat, jak jim mohou technologie pomoci v každodenní práci. Výsledkem je, že moderní nástroje zůstávají nevyužité a lidé se vracejí k postupům, nakteré byli zvyklí.
A právě zde se rozhoduje o tom, jestli investice do digitalizace přinese skutečný přínos. Technologie lze nakoupit během několika dnů.Změna způsobu práce ale vyžaduje mnohem více času, komunikace a podpory.
Proto věnujeme stejnou pozornost práci s uživateli jako samotné technologii. Praktická školení, návody, videa, interní komunity a průběžná podpora výrazně zvyšují šanci, že se investice do digitalizace skutečně vrátí. Z naší zkušenosti se dlouhodobě osvědčují zejména tyto principy:
- žádná suchá teorie, obsah všech školení stavíme na řešení reálných scénářů z vašeho provozu
- naše workshopy a školení jsou z 80 % praktické, každý si vše hned vyzkouší
- tvoříme přehledné návody, videa i komplexní governance (pravidla používání), tedy materiály, ke kterým se lze kdykoliv vrátit na přehledných informačních portálech
- pomáháme budovat interní komunity, zejména prostřednictvím Teams, kde mohou lidé snadno sdílet zkušenosti nebo se rychle zeptat na radu
Adopce je proces, který vyžaduje úzkou spolupráci. Právě na ní se ukazuje rozdíl mezi pouhým „dodáním projektu“ a reálnou změnou. Když se adopce povede, lidé začnou nástroje používat s lehkostí, jejich každodenní práce se zjednoduší a vše začne konečně šlapat. Když se podcení, uživatelé se vrátí ke starým návykům (a Excelům), nové řešení obejdou a celý projekt digitální transformace vyjde vniveč. A to je ta vůbec nejdražší varianta.
Digitalizace není projekt. Je to dlouhodobá změna.
Technologie dnes dokáže nakoupit téměř každý. Skutečnou konkurenční výhodou se ale stává schopnost ji smysluplně využívat.
Firmy, které mají jasná pravidla, dobře spravované technologie a zaměstnance, kteří rozumí tomu, co používají, získávají významnou konkurenční výhodu. Ne díky novému systému, ale díky tomu, že dokážou naplno využít ten stávající.
Právě proto se v level Apps nesoustředíme pouze na technologie. Pomáháme firmám vytvářet prostředí, ve kterém technologie skutečně fungují pro lidi – a ne naopak.