Excel je skvělý pomocník, ale při pravidelném reportingu narážíme často na jeho na limity. Power BI umožňuje data propojit přímo se zdrojovými systémy, automatizovat jejich zpracování a převést je do přehledných dashboardů. Na konkrétních příkladech ukazujeme, jak může Power BI změnit každodenní práci s daty i kvalitu rozhodování.
Opakované exporty z IS do Excelu
Analýza
Začínáme analýzou toho, jak to u vás vypadá, a jako první se díváme do vašich informačních systémů, ze kterých pravidelně exportujete do Excelu. Zajímá nás, kdo s výstupy pracuje a k čemu je využívá nebo co v nich zjišťuje.
Práce s daty
Pomocí Power BI se připojíme přímo do vašich systémů, odkud vytáhneme potřebná data a připravíme jejich úpravy, kontroly a transformace tak, aby vyhovovala vašim cílovým požadavkům. Následně nastavíme pravidelnou automatickou aktualizaci tak, aby bylo možné v požadovaný čas přistupovat k již hotovým a přehledům, reportům, analýzám bez každodenní monotónní manuální práce.
Reporting
Dashboardy Power BI mohou nahradit i desítky souborů v Excelu a aktuální data zobrazovat v jednotných metrikách bez nutnosti dalších úprav nebo ručního čištění dat.
Díky Power BI můžeme vytvořit manažerské přehledy klíčových indikátorů (KPI), srovnávat různá data v čase a vše dynamicky filtrovat třeba podle období, oddělení nebo dalších atributů.
Kniha jízd (propojení s aplikací)
Analýza
Nejprve se s vámi podíváme na to, jaká a jak data o jízdách sbíráte. Je nám jasné, že ať jste řidič/ka nebo účetní, evidujete své cesty a pracujete s vozovým parkem jiným způsobem. Proto společně definujeme, jaké informace jsou důležité a co je třeba reportovat nebo z čeho tvořit další výstupy pro management.
Práce s daty
V tomto případě navrhujeme komplexní řešení, v rámci kterého sbíráme data už na začátku jejich cyklu, například pomocí jednoduché aplikace a/nebo napojením na existující systém či GPS tracker. Tato data v Power BI zpracujeme, vyčistíme a vytvoříme z nich požadované výstupy, ať už formou interaktivních přehledů nebo PDF dokumentů, připravených k další akci či digitální archivaci.
Reporting
V Power BI vytváříme přehledy pro sledování vozového parku, takže máte okamžitý přehled o vytížení vozidel, pohybu řidičů nebo nákladech spojených s provozováním vozů. Pomůžeme vám nastavit klíčové indikátory pro sledování vašeho vozového parku tak, abyste byli schopni minimalizovat náklady na jeho používání.
Power BI tak může sloužit správcům vozového parku k optimalizaci jeho výkonnosti, sledování indikátorů (cena za km, počty ujetých km, výdaje za údržbu) v různých obdobích a podle různých kategorií (km ujeté na projektu, výdaje za období, nejvytíženější řidič či vozidlo. Kromě toho jsme schopni připravit i zjednodušené přehledy pro další oddělení (finance, vyšší management), kteří tak mohou činit informovaná rozhodnutí, podložená konkrétními daty.
Vyhodnocení marketingových aktivit pro podporu prodeje
Analýza
Na začátku je třeba dát dohromady všechna data, se kterými marketing pracuje, často to jsou různé marketingové nástroje, CRM, obchodní výsledky, finanční přehledy, informace z nákupu a další. Pro hodnocení dat je také třeba si říct, co pro vás znamená úspěšná kampaň a jaké metriky je třeba sledovat pro její vyhodnocovaní.
Práce s daty
Data z jednotlivých zdrojů propojujeme do Power BI tak, abychom dokázali sledovat celý proces - od prvních kroků marketingového týmu až po dopad, jaký kampaň nakonec měla.
Reporting
Interaktivní přehledy umožňují vyhodnocovat kampaně průběžně, porovnávat jejich efektivitu a rychle reagovat na vývoj. Vzhledem k tomu, že na marketing se ve všech organizacích vynakládá nemálo finančních prostředků, je zde reporting prostředkem ke strategickému rozhodování na základě dat, ne dojmů.
Díky Power BI můžeme prezentovat všechny výsledky spojené s marketingovými aktivitami a především jejich návratnost, porovnávat je mezi sebou nebo hodnotit, které kanály a v jakém období měly největší vliv na obchod. Firma tak může dynamicky měnit marketingové strategie např. podle toho, co v daném období či pro danou skupinu zákazníků funguje nejvíce.
Vyhodnocování produktivity lidí
Analýza
V první řadě se musíme shodnout na tom, co pro nás produktivita lidí představuje. Zda chceme sledovat vytíženost a kapacity zaměstnanců nebo jen plnění cílů. Je také třeba prozkoumat, z jakých zdrojů můžeme informace čerpat a jaké systémy poskytnou potřebná data. V absence takových zdrojů Vám pomůžeme připravit jednoduché elektronické evidence, na základě kterých pak bude analýza o mnoho snazší.
Práce s daty
Data sjednocujeme v Power BI tak, aby bylo možné je analyzovat napříč týmy, rolemi i v průběhu času. Správně interpretovaná data mohou následně sloužit k řízení i plánování, nikoli jen ke kontrole.
Reporting
Výsledné přehledy pomáhají lépe plánovat kapacity, odhalovat hrozící přetížení lidí nebo naopak jejich nevyužitý potenciál, a tím podpořit rozvoj celých týmů. Interaktivní Power BI dashboardy Vám pomohou hodnotit vaše zaměstnance či kolegy férovým a přehledným způsobem, postaveným na jasně definovaných pravidlech. Při správném využití můžete včas odměnit pilné a snaživé, odhalit, kde je třeba více dohledu a školení či který tým je poddimenzovaný.
Publikovala: Kateřina Kocianová, Consultant v level Apps