Když digitalizace přeroste pravidla: Jak jsme pomohli zkrotit Power Platform
Výchozí stav
Náš klient z oblasti energetiky dlouhodobě, komplexně a na první pohled úspěšně rozvíjel Microsoft Power Platform napříč celou organizací. Aplikace a automatizace pomáhaly digitalizovat procesy, ale vznikaly živelně bez jednotných pravidel a systematické správy.
Na první pohled vše fungovalo, ve skutečnosti ale různá prostředí obsahovala více než 1 500 automatizačních nástrojů, což byl téměř trojnásobek očekávaného počtu. Chyběli jasní vlastníci, jednotná pravidla governance i spolehlivý mechanismus pro rozhodování, co ponechat, upravit nebo odstranit.
Cíl projektu
- získat kompletní přehled o prostředí Power Platform
- identifikovat nevyužívané, duplicitní a rizikové aplikace a automatizace
- zavést jednotný rámec, resp. navrhnout změny governance
- nastavit procesy pro budoucí řízení a rozvoj
Řešení
Projekt jsme postavili jako kombinaci důkladné analýzy a praktických kroků, které vedly k reálné změně.
- Kompletní zmapování prostředí
Začali jsme detailní analýzou prostředí a využili mimo jiné Microsoft Power Platform Center of Excellence. Každé řešení jsme zaevidovali do strukturovaného přehledu s informacemi o vlastníkovi, využití, typu prostředí, licencování a doporučeném dalším kroku. - Data místo dojmů
Následně jsme nastavili hodnoticí mechanismus Archive Score, který umožnil rozhodovat na základě dat, ne dojmů. Díky tomu bylo možné přesně určit, která řešení mají zůstat, která vyžadují úpravu a která je vhodné archivovat nebo odstranit. - Vyčištění prostředí
Analýza nezůstala jen na papíře, ale došlo ke konkrétním změnám a pročištění prostředí, tedy ke snížení počtu jednotlivých nástrojů zejména v důsledku odstranění duplicit nebo dlouhodobě nevyužívaných řešení. V návaznosti na tyto výsledky bylo klient získal povědomí o tom, proč spravovat pouze základní sadu prostředí (produkční, testovací a vývojové) a jak řídit vývoj nových řešení. - Governance, která funguje
Důležitou součástí projektu bylo nastavení funkční governance. Organizace sice vlastnila strategický dokument, ten však v praxi nikdo nevyužíval. Analýza ukázala, že původní model byl příliš teoretický a postrádal konkrétní procesní kroky pro každodenní řízení celé platformy.
Výstupy projektu
Na začátku byla celá platforma již aktivně využívaná, ale neřízená.
Na konci celého projektu, existovala platforma s jasnou strukturou, definovaná pravidla, kontrola nad náklady a organizace již byla schopna sama řídit další rozvoj.
Přínosy
Pro IT a správu
- plná kontrola nad celou platformou
- jasně definovaní vlastníci řešení
- snížení provozních rizik
Pro management
- přehled o nákladech a licencích
- podklady pro rozhodování
Pro organizaci
- odstranění duplicit a neefektivních řešení
- stabilní základ pro digitalizaci dalších procesů
- udržitelný rozvoj platformy
Závěr
Pomohli jsme klientovi proměnit organicky rostoucí Power Platform prostředí v řízený, přehledný a dlouhodobě udržitelný ekosystém.
Výsledkem byl kompletní přehled aplikací, automatizací a prostředí, návrh praktické governance, vyhodnocení rizik, doporučení pro licencování a konkrétní kroky k odstranění duplicitních nebo nevyužívaných řešení.
Výsledkem byl kompletní přehled aplikací, automatizací a prostředí, návrh praktické governance, vyhodnocení rizik, doporučení pro licencování a konkrétní kroky k odstranění duplicitních nebo nevyužívaných řešení.
- 1 500+ zmapovaných aplikací a automatizací
- 8% snížení počtu aplikací
- 14% snížení počtu cloudových flow
- 33% snížení počtu desktopových flow
- jasně definovaní vlastníci řešení
- přehled nad licencemi a náklady
- návrh praktické governance použitelná v běžném provozu
- bezpečnější a udržitelnější rozvoj Power Platform